Desafios
Com negócios e obras distribuídas por 16 países em 4 continentes, a necessidade de aceder de forma muito simples, rápida e segura, a grandes volumes de documentos por vezes em condições de rede difíceis era um real problema, nomeadamente em obras de construção civil com um grande número de intervenientes e empresas.
Na verdade, muitas das soluções concorrentes não eram compatíveis com requisitos de negócios como por exemplo a necessidade de responder aos 10 pontos seguintes:
- Simplificar a adoção da solução, começando a usar, mesmo com um mínimo de formação a utilizadores básicos.
- Ter mecanismos de sincronização robustos e rápidos com ausência de falhas e perdas de documentos, mesmo para ficheiros de grande dimensão.
- Permitir aos utilizadores trabalharem nos seus próprios pc’s sem tempos de espera e lentidão a aceder a portais de gestão documental, para fazer upload de ficheiros.
- Incluir backups diários com retenção automáticos, sem trabalho nenhum adicional.
- Incluir protecção contra rasonware e outros ataques comuns.
- Montar um file server virtual distribuído geograficamente em vários continentes como se estivesse na rede local.
- Dar e gerir permissões de acesso de forma simples, mas eficaz.
- Em suma ter uma solução colaborativa, controlada e segura para pastas e documentos.
- Fosse economicamente viável, com um custo fixo controlado, face ao momento de crise intensa vivida no sector.
- Armazenamento universal e ilimitado para as necessidades do negócio, onde se guardassem qualquer tipo de ficheiros, sem restrições de tamanho, caracteres, tipo, número, etc.
Para implementar uma plataforma que respondesse a estes requisitos com um nível de investimento aceitável, as soluções eram escassas, e implicavam subir vários patamares em termos de custos e de serviços de implementação.
Solução – Nomadesk Public Cloud.
As características de simplicidade, espaço ilimitado, segurança e um bom controlo de custos, ditaram a escolha pelo produto.
A escolhe revelou-se uma boa opção ao longo dos anos, pelas respostas eficazes dadas os 10 pontos identificados em cima, como veremos adiante.
Projeto e implementação
Toda a implementação foi feita de forma muito simples e rápida pela equipa interna de helpdesk de forma central para todos os países.
Como em qualquer projeto Nomadesk, o uso é imediato!
Num primeiro passo define-se a nomenclatura dos discos (vaults) e criam-se os necessários, a estrutura de pastas que o negócio ou as áreas funcionais pretendem difundir, as permissões associadas e copia-se a informação para os vaults criados.
Após a primeira sincronização, os utilizadores passam a usar a informação localizada nos seus pc’s, tablets e smartphones de forma totalmente transparente.
Assim em termos de plano, basicamente foi feito um piloto com uma unidade organizacional que correu de forma rápida em poucos dias. A partir desse momento, o modelo foi replicado com as unidades organizacionais seguintes de forma faseada, com as sincronizações iniciais a decorrer durante a noite e no dia seguinte o trabalho a iniciar-se já nas pastas já em Nomadesk.
Resultados
Gestão do espaço
A Nomadesk atribui o espaço que o seu negócio necessitar numa base de utilização normal e responsável para as suas equipas.
Assim, deixa de ter a preocupação com a necessidade de comprar mais espaço, gerir quotas de alocação ou estudar complexos esquemas de licenciamento para adquirir mais espaço de armazenamento de documentos. Um descanso!
Segurança
Na verdade, no que respeita por exemplo à segurança, mais de 90% dos casos de perda ou roubo de equipamentos, inconsistência de ficheiros ou rasonware foram resolvidos com Nomadesk. Na verdade o Nomadesk grava imediatamente uma imagem do ficheiro quanto é tocado para edição. Essa simples funcionalidade faz com que uma encriptação maliciosa seja rapidamente ultrapassada pela reposição do último backup. Tal como uma sobre-gravação acidental por exemplo.
Muitas soluções existentes no mercado não incluem muitas destas funcionalidades, implicando comprar várias aplicações ou licenças para ter este conjunto de funcionalidades.
Adopção
Não podia ser mais simples. São simplesmente criados discos encriptados no pc dos utilizadores!
Todos os utilizadores sabem trabalhar com o Windows Explorer ou com o Mac Finder!
Não há aplicações adicionais nem grandes necessidades de suporte, além da partilha de algumas boas práticas!
Roadmap Evolutivo
A Nomadesk com uma política de actualizações e melhorias constantes foi entregando sem qualquer custo adicional, melhorias e novas funcionalidades, bastante úteis para o negócio.
Entre muitas outras, destacamos as seguintes e que no decurso dos anos mudaram para melhora forma de trabalhar:
- Uso da marca da empresa com logotipo e as cores da organização, nas notificações e envio de links.
- Granularidade das permissões por pasta e não apenas por vault.
- Visualização de todos os Vaults quer online quer em sincronização com o pc.
- Melhorias na performance e na robustez das comunicações
- Separação do âmbito pessoal e profissional, na mesma aplicação.
- O uso da API – Application Program Interface para integração e ligação direta com outras aplicações e portais.
Testemunhos
Alguns testemunhos recolhidos ao longo dos anos com a solução.
Departamento IT
“Num momento em que a crise se abateu no sector e que tínhamos que ter soluções fora da caixa, com mudança de paradigmas, a substituição de um sistema típico de gestão de documental com muita meta-informação por algo muito mais pragmático como o Nomadesk, foi uma decisão acertada, pois capturou toda a informação circulante, organizou-a e protegeu-a de forma muito eficaz, isto tudo de uma forma tão transparente que os próprios utilizadores adoptaram-na de imediato.”
Consórcio entre várias empresas em Africa
“Vínhamos de utilizar portais online com outras soluções bem conhecidas no mercado em cloud. A mudança do paradigma fez com que se deixasse de lado o tradicional login e acesso a uma webapp com “drag&drop” o que consumia tempo (uploads e downloads demorados), para passar a usar de forma transparente algo equivalente aos “Os meus Documentos” mas com colaboração em equipa e no próprio PC, fazendo o Nomadesk todo o resto do trabalho.
De facto muito mais produtivo!”
Dep. Jurídico
“O simples de facto de ter acesso a Gigabytes de informação na rua, numa reunião, ou numa audiência de forma imediata, mesmo que apenas tenha sincronizado uma parte, é uma vantagem imensa, em situações por vezes de necessidade em aceder a documentos mais antigos ou relevantes em vários processos, por vezes até imprevistos.”
Departamento técnico
“Frequentemente trabalhamos com documentos CAD ou BIM de grande dimensão. As sincronizações parciais, apenas das alterações que vão sendo feitas pelos utilizadores, permitem que o trabalho não seja interrompido ou afetado por estas questões, uma vez que as sincronizações demoram poucos segundos, dependendo dos trabalhos.”
Departamento de Produção, Angola
“Num ambiente hostil e tipicamente com comunicações fracas e instáveis, o Nomadesk regulou e implementou um acesso seguro e protegido aos documentos das obras e da empresa. O que antes era um problema, pois apenas existia um file server na sede, para o qual eram copiados os backups dos pc’s à posteriori, deixou de ser um problema, pois todas as pastas passaram a estar online, sincronizadas sempre que há rede, mesmo com baixa capacidade e tudo salvaguardado.”
Departamento de Produção, PT
“É uma boa solução: No início de uma obra são cridas as pastas com as permissões definidas e a partir dai é um trabalho fluente entre Direcções, encarregados, técnicos administrativos, segurança, qualidade, serviços centrais, etc. Reduzem-se mails e muitos problemas com a troca de ficheiros de projeto, requisições, orçamentos, etc.”
Simples até para começar!
Para começar desde já a tirar partido das vantagens da Nomadesk, basta criar a sua primeira conta grátis aqui e terá acesso sem custos a 14 dias de utilização ilimitada.